6 iPhone-Apps für Selbstständige: Geld, Rechnungen, Videocalls

Sechs Apps decken auf dem iPhone den Arbeitsalltag als Selbstständiger ab: Geld, Rechnungen, Projekte, Videocalls, Fernzugriff und Abschalten. Für den Überblick über Einnahmen und Ausgaben nutzt du AI Money (Grundversion kostenlos, Pro 3,99 € im Monat), Ausgaben trägst du per WhatsApp, Sprache oder Foto vom Kassenbon ein. Rechnungen und Belege für die Buchhaltung laufen über sevdesk oder Lexware Office, Projekte über Notion, Videocalls über Camo oder am Mac über die Integrationskamera, der Fernzugriff auf deinen Rechner über RustDesk. Zum Abschalten bleibt die Kindle-App. Alle gibt es im deutschen App Store als kostenlosen Download.

Transparenz: Diesen Artikel veröffentlicht AI Money, eine der empfohlenen Apps. Alle anderen Apps haben wir am 30.09.2026 im deutschen App Store geprüft. Abo-Preise der anderen Anbieter nennen wir nicht, weil sie sich häufig ändern.

Wenn du selbstständig bist, ist dein iPhone oft dein Büro: Dort kommen Zahlungen an, dort notierst du Ideen, dort laufen Kundentermine per Video, und dort schaust du nach, ob der Monat Gewinn gebracht hat oder nur viel Arbeit. Ob Freelancer, Kleinunternehmer oder Solo-Selbstständiger mit Gewerbe: Die Apps unten bewahren einen normalen Dienstag davor, im Chaos zu enden. Wir fangen mit dem langweiligen, aber wichtigen Teil an, dem Geld.

Mit welcher App behältst du als Selbstständiger dein Geld im Blick? AI Money

Für Einnahmen und Ausgaben nimmst du AI Money, weil es ohne festes Gehalt schnell unübersichtlich wird. Ein Monat läuft gut, im nächsten kommt kaum etwas rein, und wer nicht mitschreibt, merkt das Loch erst, wenn es zu spät ist.

Tabellen, Notizbücher und klassische Apps scheitern oft am selben Punkt: Jede Ausgabe einzutippen nervt, und nach vier Tagen hört man auf. AI Money dreht das um. Statt Felder auszufüllen, schreibst du Denis bei WhatsApp „Mittagessen mit Kunde 18“ oder „Software-Abo 12“, schickst eine Sprachnachricht oder ein Foto vom Kassenbon. Die KI erkennt Händler, Betrag und Kategorie und bucht die Ausgabe.

Wenn du wissen willst, wie es läuft, öffnest du die App: was reinkam, was rausging und in welchen Kategorien Geld versickert. Dort sitzt auch Denis, der KI-Assistent. Du fragst ihn zum Beispiel „Wie viel habe ich diesen Monat für Software-Abos ausgegeben?“ und bekommst die Antwort aus deinen echten Zahlen. Abos und Fixkosten behältst du mit Erinnerungen im Blick, und für ruhige Monate legst du einen Spartopf als Rücklage an. Wie groß dieser Puffer sein sollte, rechnet der Notgroschen-Rechner aus.

Damit keine falschen Erwartungen entstehen: AI Money ersetzt keine Buchhaltung. Rechnungen schreibst du damit nicht, und Belege für die Buchhaltung gehören in ein eigenes Programm. Konten für Geschäft und Privat legst du in der App getrennt an, damit du beides auseinanderhältst. AI Money gibt es kostenlos (mit Werbung) für iPhone, iPad, Mac und Android; Pro kostet 3,99 € im Monat oder 39,99 € im Jahr. Hier geht es zum Download.

Welche App für Rechnungen und Belege? sevdesk oder Lexware Office

Für Rechnungen und Belege nimmst du ein Buchhaltungsprogramm mit App, zum Beispiel sevdesk oder Lexware Office. Laut App-Store-Beschreibung schreibst du mit der sevdesk-App Rechnungen, scannst Belege, verbindest dein Banking und erstellst E-Rechnungen. Mit der App Lexware Office (im Store „Lexware“) erstellst und verwaltest du Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Rechnungskorrekturen; Belege fotografierst du mit der separaten App Lexware Scan. Accountable richtet sich laut Beschreibung an Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer und bündelt Rechnungen und Buchhaltung in einer App.

Welches Programm passt, hängt auch davon ab, ob du mit einer Steuerberatung arbeitest und was sie nutzt: Frag am besten vorher. Zwei Punkte solltest du vor der Wahl kennen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Und ob die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) für dich gilt, klärst du mit dem Finanzamt oder deiner Steuerberatung; einen Überblick gibt das Existenzgründungsportal des Bundes.

Wo landen Ideen und Kundenprojekte? Notion

Ideen, Kundenprojekte und halb fertige Angebote landen in Notion. Gute Einfälle kommen bekanntlich zur falschen Zeit: unter der Dusche, in der S-Bahn, um zwei Uhr nachts. In Notion baust du dir Boards, Kalender und Datenbanken, die miteinander verknüpft sind, etwa eine Liste offener Angebote pro Kunde. Was du auf dem iPhone notierst, steht gleich auf dem Laptop. Für Einzelpersonen gibt es laut Notion einen kostenlosen Tarif, in dem du auch die KI-Funktionen testen kannst.

Wie wird das iPhone zur Webcam? Integrationskamera oder Camo

Am Mac brauchst du dafür keine Zusatz-App: Mit der Integrationskamera wird das iPhone zur Webcam, ab macOS Ventura und iOS 16 mit einem iPhone XR oder neuer (laut Apple-Support). Die Kamera eines Handys statt der verrauschten Laptop-Webcam fällt beim Erstgespräch mit neuen Kunden auf.

Am Windows-PC, oder wenn du mehr Einstellungen willst, hilft Camo: Die App läuft auf dem iPhone, das Begleitprogramm Camo Studio auf dem Computer, und das iPhone wird zur Kamera für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Du wählst das Objektiv, stellst Licht und Fokus ein und siehst eine Vorschau, auch wenn dein Meeting-Programm keine hat.

Wie greifst du unterwegs auf deinen Rechner zu? RustDesk

Mit RustDesk steuerst du deinen Rechner zu Hause vom iPhone aus, als säßest du davor. Das hilft, wenn ein Kunde unterwegs eine Datei braucht, die nur auf dem Desktop liegt, oder wenn du einen Export anstoßen willst. RustDesk ist Open Source, die iPhone-App lädst du kostenlos, und wer seine Daten ungern über fremde Server schickt, betreibt einen eigenen Server. Die iPhone-App kann nur steuern, nicht selbst gesteuert werden, und ihre Oberfläche ist auf Englisch. Wer eine deutsche Oberfläche bevorzugt, findet mit AnyDesk und TeamViewer zwei Alternativen im App Store.

Und zum Abschalten? Die Kindle-App

Zum Abschalten nutzt du dasselbe Handy für etwas, das keine Arbeit ist: die Kindle-App von Amazon. Wer den ganzen Tag für Kunden auf Bildschirme schaut und abends weiter durch Feeds scrollt, brennt irgendwann aus. In der App hast du deine bei Amazon gekauften eBooks dabei, und mit Kindle Unlimited oder Prime wählst du Bücher direkt dort aus. Zehn Seiten vor dem Schlafen statt endlosem Scrollen: Klingt nach wenig, aber Abschalten gehört auch zur Arbeit.

Die sechs Apps für Selbstständige auf einen Blick

Aufgabe	App	Was sie für dich macht	Preis im App Store
Geld im Blick	AI Money	Einnahmen und Ausgaben per WhatsApp, Sprache oder Kassenbon-Foto; Spartöpfe, Abos, KI-Assistent Denis	Kostenlos (mit Werbung), Pro 3,99 € im Monat
Rechnungen und Belege	sevdesk oder Lexware Office	Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Beleg-Scan	Kostenloser Download, Tarife beim Anbieter
Projekte und Ideen	Notion	Notizen, Boards, Kalender und Datenbanken	Kostenloser Download, Free-Tarif für Einzelpersonen
Videocalls	Integrationskamera (Mac) oder Camo	iPhone als Webcam für Zoom, Meet und Teams	In macOS enthalten bzw. kostenloser Download
Fernzugriff	RustDesk	Rechner vom iPhone aus steuern	Kostenloser Download
Abschalten	Kindle	eBooks lesen	Kostenloser Download

Welche App zuerst, wenn du nur eine installierst?

Wenn du heute nur eine installierst, nimm die fürs Geld. Die anderen machen den Alltag bequemer, diese bringt ihn in Ordnung. Lade AI Money hier und hör auf, am Monatsende zu rätseln, wo alles hin ist.

Weiterlesen

• Kassenbon scannen per App: Ausgaben in Sekunden erfassen
• Ausgaben per WhatsApp erfassen
• Notgroschen-Rechner: Wie groß sollte dein Puffer sein?
• Existenzgründungsportal des Bundes: Steuern und Kleinunternehmerregelung

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